Assistant(e) au secrétariat général pour les affaires régionales Centre-Val de Loire

Vos activités principales

Assistant.e de la SGAR, des deux SGAR adjoints au sein du pôle de soutien administratif, vous assurez des fonctions de :

– secrétariat (gestion des agendas, organisation des réunions, organisation des visio-conférences tant du point de vue logistique qu’informatique, des audio-conférences, compte-rendus de réunions internes…) ,
– aide aux chargés de mission  pour la préparation des audiences et des réunions de la Préfète de région, de la SGAR, des SGAR adjoints,
– gestion du courrier : suivi, enregistrement des parapheurs et des courriers, répartition entre les acteurs concernés ;
– veille des boites mail fonctionnelles ;
– publication des actes soumis à la publication au recueil des actes administratifs de la préfecture de région, selon la charte graphique dans le cadre de la mutualisation des tâches du pôle d’assistantes,
– gestion administrative des déplacements des chargés de mission dans le logiciel Chorus-DT (tant du point de vue de la réservation des billets de train, des nuitées d’hôtel que des frais de déplacement et de mission).

Au sein du pôle de soutien administratif, vous serez binômée avec l’autre assistant et travaillerez sous la coordination d’un agent de catégorie B.

Vous assurez en outre le suivi des budgets des chambres consulaires (chambres de commerce et d’industrie, chambres des métiers, chambres d’agriculture) :

– suivi des documents (courriers et budgets) soumis à la tutelle et transmissions vers la DRFIP, la préfecture du Loiret (DCL), les préfectures de département, la DIRECCTE, la DRAAF, les chambres consulaires, le ministère des finances ;

– suivi des délais de réponse ;

– rédaction de courriers courts ;

– classement.

Dans le cadre de vos missions, vous avez de nombreux échanges avec les préfectures de région et de département, les services déconcentrés de l’État en région, le rectorat, les chambres consulaires, ainsi que le Conseil régional Centre-Val-de-Loire.

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Travail en équipe

Méthode et organisation exigées, sérieux, discrétion, réactivité

Continuité du service en lien avec le binôme