Assistant(e) de direction, Secrétaire particulier(ère) des sous-préfets, Secrétaire Général et Secrétaire général Adjoint de la préfecture.

Vos activités principales

Organisation de la vie professionnelle du Secrétaire Général et du Secrétaire Général Adjoint :

– Organiser l’agenda et la prise de rendez-vous en fonction des priorités et des échéances
– Piloter l’organisation des aspects logistiques
– Assurer le suivi des dépenses afférentes aux fonctions de sous-préfet
– collecter des informations auprès des différentes Directions visant à la création de dossiers
-Organiser la circulation et la diffusion de l’information interne et externe

Accueil physique et téléphonique du Secrétariat Général :

– Accueillir, renseigner et orienter les interlocuteurs
– Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et e-mails

Travaux de bureautique :

– Rédiger des courriers et des notes
– Mettre en forme tous types de documents et courriels
– Réceptionner, distribuer et expédier le courrier et les parapheurs
– Classer et archiver les dossiers relatifs aux activités du secrétariat général

Assurer les missions relatives aux moyens généraux :

– commander et suivre les fournitures de bureau nécessaires à l’activité du service